Varför mäta personalomsättning som
X=Lägsta siffran av antalet börjat och slutat / antal anställda ?
Personalomsättning, ett nyckeltal som nog alla organisationer mäter. Men mäter vi på samma sätt? Smaka på ordet skulle min kollega Anders säga! Vad står det för? I Svenska Akademiens Ordbok finns en kommentar till begreppet omsättning som ”..förändring av en kollektiv enhets sammansättning gm avgång av gamla o. tillkomst av nya element..” Klokare?!
Personalomsättning uppfyller experternas krav på nyckeltal, 1) det ska vara ett tal och 2) denna ska anses vara intressant ur någon aspekt. Tal är det, vanligen en procentsiffra, t. ex. 7 %. Sju procents personalomsättning per år kan då tolkas som att under året har 7 % av personalen bytts ut. Detta utbyte innebär då att en ny individ har anställts för att ersätta en annan, som har slutat. Vi inser att det blir en del problem med hur vi ska räkna här. Slutar personen i december och ersättaren börjar i januari nästa år blir det kanske inte så bra. De två personer som tillsammans utgör det fenomen vi vill mäta, hamnar i olika mätperioder (kalenderår), men känner vi till verkligheten så kan ju eventuella konstigheter kommenteras. Det finns också fall där någon slutar utan att ersättas (”personalavveckling”) och fall där någon anställs utan att syftet är att ersätta någon som slutat (”personalexpansion”). Uppfångandet av data för vår uträkning får absolut inte heller bli för kostsamt/komplicerat – nyckeltal har vi för att snabbt, billigt och enkelt se vad som händer/hänt i verkligheten.
Antagligen har vi redan siffror på hur många som slutat (= S), respektive börjat sin anställning (=B) under året. Då behöver vi bara en siffra på hur många som varit anställda under året. Förutsatt att vi kan komma överens om definitionen på att vara anställd (personal) så måste vi bestämma en mättidpunkt eller välja att räkna fram en genomsnittssiffra (t. ex. (antal årets början + antal årets slut)/2). Ibland har det slutat fler än som börjat (S>B). Enklast antar vi då att de som börjat ersätter sådana som slutat (fast helt säkra kan vi inte vara) och att resten (S – B) är personalavveckling. Ibland är det tvärtom, det har anställts fler än de som slutat (B>S). Då har ju personalen totalt ökat och det verkar rimligt att de som slutat har ersatts och resten av de nyanställda (B – S) tillhör kategorin personalexpansion (men helt säkra är vi inte heller här).
Varför är talet intressant? Jo, det ska vara ”lagom” stort. Personalomsättningen kan anses vara för hög och detta ger direkta nackdelar i form av onödiga kostnader för rekrytering, introduktion och handledning och tappad produktion/försäljning. En ekonomisk mardröm vore väl om ingen av de nya, som anställs för att folk säger upp sig, stannar längre än 6 månader!?
Personalomsättningstalet kan även tolkas som en indikator på hur det upplevs att jobba på ett visst ställe. Där personalen går till arbetet med lätta steg varje dag, ser många egna utvecklingsmöjligheter och dagligen får uppmuntran från chefer/kollegor/kunder verkar det väl osannolikt att personalomsättningen skulle vara högre än på ett ställe som utmärks av motsatsen. I vissa verksamheter används låg personalomsättning t. o. m. som kvalitetsindikator (t. ex skolan).
Men personalomsättningstalet kan ju också anses vara för låg. Att omsätta personal ger ju en konkret möjlighet att få in ny kompetens, nya perspektiv och nya frågeställningar i verksamheten. Det gäller speciellt om ekonomiska utrymmet är begränsat.
För att kunna jämföra personalomsättningstal och dra slutsatser om vem som har en högre eller lägre personalomsättning måste mätningen ha skett på någorlunda samma sätt. Det är därför som Nyckeltalsinstitutet sedan 1996 (i drygt 20 år) har försökt lansera definitionen i rubriken som en standard. Det finns fortfarande utrymme för fler att haka på!
Olle Högberg, docent i företagsekonomi
Nyckeltalsexpert