Nytt år = ren kalender = lycka!
Jag är inte helt digitaliserad, jag har kvar min ”analoga” papperskalender. Det finns något otroligt härligt i att under mellandagarna få köpa en ny kalender, sitta med dessa släta, oskrivna vita blad och se hur otroligt mycket tid som finns ledigt, ett nytt år med oändligt mycket tid.
Jag för över födelsedagar och några bokningar som gjorts till den nya kalendern men fortfarande är den ändå bländande tom och det nya året ser ut att ha otroligt många dagar och tider att boka in möten, aktiviteter och annat kul på.
Det är i för sig inte det stora antalet möten och den fullproppade kalendern som stressat mig under året som gått. Det är nog mer alla tider att passa och inte komma försent till. SL appen har ofta räddat mig, i jakten på snabbaste färdvägen och i att få kontroll över restider, ställtider, allt för att inte komma försent.
Jag gillar möten! Att få träffa människor med olika erfarenheter och problem som ska lösas. Jag gillar våra måndagsmöten då vi snabbt uppdaterar varandra på veckan som kommer, helgen som varit. Dessa möten skapar samhörighet, förståelse för varandras situationer och de utvecklar mig.
Men visst, jag har deltagit på väldigt många möten under året som gått och några av dem kanske inte varit helt nödvändiga. Colin Moon, en fantastisk man som föreläser om kulturella skillnader och är författare till boken ”Sweden The secret files”, har ett youtube klipp om svenskarnas mötesfrenesi som både lockar till skratt och eftertanke https://www.youtube.com/watch?v=uw55YO0eCaE&feature=youtu.be
Se den!
Det vi alltid arbetar med på Nyckeltalsinstitutet, är värdet av resultatet kontra kostnaden för insatsen, ROI. Det finns undersökningar som påvisar att möten upptar ca 30 % av all arbetstid, oavsett bransch. Om det är personer med chefsansvar så ökar den tiden till ca 50–80 % av arbetstiden. Värdet av en arbetad timme är minst 1 % av månadslönen. Om chefen sitter i möten 50% av sin arbetstid och har en månadslön på tex 45 000: -, så blir det en kostnad på ca 450 000: – bara för chefens tid. Är det ytterligare 5 personer med på dessa möten så lägg till ca 1,5 mkr på ett år för värdet av deras arbetstid. Vilket ger kostnad på insatsen (möten i arbetstid) på ca 2 mkr. Först i relation till värdet av att lyckas på dessa möten kan vi bedöma om det är höga eller låga kostnader. Kanske handlar mötet om ledarskap och vikten av att sänka personalomsättningen? Då behöver personalomsättningen minska med 5–7 medarbetare per år. Rimligt? Ja det beror ju på nivån som verksamheten utgår ifrån.
Nu menar jag inte att vi ska räkna ROI på alla våra möten men att vi ska ta med värdet på vår tid i bakhuvudet, så att vi gör mer medvetna val i mötesbokningarna och ställer krav på mötets upplägg.
Jag själv då? Ja jag tror nog att 2017 kommer fara iväg i en massa möten det också, som 2016, och jag ser fram emot det, jag gillar möten. Men jag kommer vara mer medveten om användandet av min tid, värna mer om den. Men just nu ska jag bara njuta av att se min nya ”analoga” papperskalender vara helt oanvänd och alldeles tom. Det ger mig en mental ROI !
Tina Ekström, VD, Nyckeltalsinstitutet AB