Behöver HR ta fram produktivitetsanalyser över verksamhetens personalkostnader?
Ja absolut, speciellt i verksamheter där det råder höga avgångstal, svårigheter att hitta rätt medarbetare i rekryteringsprocesser och där lönenivåer upplevs vara en central fråga.
Men även i organisationer där vi upplever att de flesta kostnadsdrivande nyckeltalen som personalomsättning, felrekrytering, sjukfrånvaro ligger på rimliga nivåer. Även här behöver vi ”svart på vitt” värdet av att vi ligger bra till jämfört andra arbetsgivare, jämfört uppsatta mål och i vår budget.
Enligt en studie baserat 2023 på 500 HR-chefer och 250 högre ledningschefer är de viktigaste HR-ekonomiska frågorna för högsta ledningen:
• Oro för förväntningar på löneökningar & höga personalkostnader
• Låg produktivitet
Denna oro lägger nivån på förväntningarna hos ledningsgruppen gällande HR rapporter om personalekonomiska läget. Vad är våra personalkostnader värda? Vad består de av? Får vi ”pang” för pengarna?
Så hur ska HR rapportera detta? Vi på Nyckeltalsinstitutet har ett förslag, gör en produktivitetsanalys. Det är en produkt Nyckeltalsinstitutet tillhandahåller för sina kunder och som innehåller svaren på de olika orosmomenten ledningsgruppen identifierat.
1. Vad är en produktivitetsanalys?
En produktivitetsanalys illustrerar ”värdet” av personalkostnader. Det är en HR-ekonomisk modell som ger en tydlig bild över avkastningen på personalkostnader över tid. Modellen analyserar relationen mellan personalkostnader och produktivitet som hjälper oss att avgöra om personalkostnadernas storlek är rimliga i förhållande till det värde som skapas.
Resultaten ger en kvantitativ bild av hur personalresurserna används och hur personalkostnaderna är fördelade. Det påvisar också om det finns potential för att öka avkastningen på personalkostnaderna.
HR ekonomisk produktivitetsanalys blir ett verktyg för att fatta välinformerade beslut kring personalstrategi och för att optimera både kostnaderna och produktiviteten på lång sikt.
2. Medarbetarresan påverkar produktiviteten mer än sjukfrånvaro?
2.1 Personallivscykeln© illustrerar medarbetarresan i verksamheten och värdet av olika HR processer under en medarbetares arbetsliv i verksamheten.
Modellen hjälper oss att lyfta ekonomiska argument oavsett utmaning när det gäller våra medarbetare, från dag ett som nyanställd till sista dagen som anställd i verksamheten.
2.2 Nyanställda
Dag 1 som nyanställd, ger vi inte så mycket effekt. Men med rätt onboarding och inskolning kommer vi efter ett tag ge full effekt. Tiden för denna onboarding är olika och beror på många olika faktorer. Men när vi inte längre kan ursäkta oss med att vi är nyanställda då har vi nått vår nivå för 100% effekt.
2.2 Värdet av engagerade medarbetare
Efter onboarding och inskolning fortsätter vår medarbetarresa i verksamheten och förhoppningsvis utvecklas vi och blir ännu mer kompetenta, får mer ansvar och gör en intern utvecklingsresa.
2.3 ”Halvdana” prestationer
Här finns det ett förlorat värde som illustreras i produktivitetsanalysen.
Det absolut mest kostsamma för arbetsgivaren är att inte göra något åt situationen med medarbetare som av olika anledningar inte når 100% i sitt uppdrag och låta ”halvdana” prestationer få fortsätta. Dels går arbetsgivaren miste om produktion och effekt. Dels riskerar arbetsgivaren att övriga medarbetare blir överbelastade av jobb och i värsta fall väljer att lämna organisationen.
2.4 Det finns ett värde i medarbetare som går på halvfart och en potential.
Det finns ett värde men det är ofta betydligt mindre än vad medarbetaren kostar arbetsgivaren. Därmed finns utrymme för investeringar i åtgärder för att lyfta medarbetaren till full produktion. I snitt räknar arbetsgivare med att de har ca 10% medarbetare som går på ”halvfart” och därmed kostar mer än värdet är av insatsen.
Här finns oftast den stora potentialen i produktivitetsanalyserna och med prislappar som illustrerar värdet av att lyckas lyfta blir det fokus på vikten av att agera. Kanske att detta värde oftast är större än värdet av att minska sjukfrånvaron. Det är ett osynligt värde, svårt att fånga och identifiera, men väldigt viktigt att försöka fånga upp och agera inom.
3. Ett case från verkligheten – Gävle Energi AB
3.1 Produktivitetsanalys i praktiken
Malin Rogström, HR-chef på Gävle Energi, tog hjälp av Nyckeltalsinstitutets produktivitetsanalys under våren 2025.
Gävle Energi är ett regionalt energibolag som utvecklar och erbjuder tjänster inom primärt elhandel, bredband, fjärrvärme och fjärrkyla samt att vi också är nätägare och bygger samt underhåller den infrastrukturen. De producerar också el, fjärrvärme, kyla, och är ett bolag med brett erbjudande och cirka 250 anställda.
Vad var det som fick er att ta göra en produktivitetsanalys?
Svar: I vår bransch, precis som i många andra branscher just nu, så brottas vi förstås med effekterna av inflationen och de pris- och kostnadsökningar som vi alla drabbas av. Det gäller att hela tiden vara på tå och kunna effektivisera, så att inte kunderna ska drabbas i för stor utsträckning av betydande prisökningar mm. Det kan vara en svår balansgång. Ur den aspekten så är det förstås också viktigt för oss att veta att vi är produktiva och effektiva. Nyckeltalsinstitutets produktivitetsanalys lät därför spännande och lockande för oss att testa. Mer för oss att faktiskt, i rena siffror, kunna konstatera att vi är produktiva och effektiva, vilket vår analys också visade.
Vad är dina lärdomar från detta arbete?
Svar: Vi har testat olika varianter för att kunna mäta vår effektivitet och produktivitet, men det här var en lockande helhetsanalys. I och med den så kunde vi återigen se att en del av vår produktivitet förstås ligger i de låga sjukskrivningstalen, att vi är bra på att behålla och utveckla de människor som väljer att börja arbeta hos oss och att vi har en god förmåga att omvandla personalkostnader till intäkter och lönsamhet.
Vår utmaning blir att arbeta för att behålla dessa nivåer och att se till att kunna möta konkurrensen om den kompetens vi kommer att behöva och vill ha på ett bra och proaktivt sätt.
Om du skulle dela med dig av ett tips till HR-kollegor som funderar på detta med produktiviteten och personalkostnaderna – vad skulle det vara?
Svar: Jag kan varmt rekommendera att göra analysen och att ta stöd av till exempel Nyckeltalsinstitutets produktivitetsanalys. Den gav oss nya insikter och jag ser också att det är viktigt för oss i HR-funktionen att kunna visa på saker och samband i siffror och i rena pengar. Det ger en annan stuns till dialogen internt och en motivator för att arbeta med utmaningarna, då det tydligt framgår vad produktivitetstapp kan kosta i pengar.
4. Externa källor för vidare läsning:
För att fördjupa din förståelse av HR ekonomiska nyckeltal och deras tillämpning, rekommenderar vi följande externa källor med hög auktoritet:
4.1 Personalekonomi idag
Våra böcker – Nyckeltalsinstitutet
Boken beskriver pedagogiska modeller och konkreta exempel för hur man gör beräkningar på företagets viktigaste resurs – medarbetarna.
Vad kostar egentligen en hög personalomsättning, friskvård eller sjukfrånvaro? Kan man beräkna värdet av bra rekrytering eller synliggöra personalen i den ekonomiska redovisningen? Går det över huvud taget att räkna på personal?
Författare: Anders Johrén och Ulf Johansson.
Boken har ISBN: 978-91-47-12254-7.
4.2 Utbildning i att använda Personallivscykeln©:
HR-ekonomi
På kursen HR-ekonomi stärks kunskapen för att självständigt kunna bygga en ekonomisk argumentation kopplat till alla typer av HR-frågor, exempelvis inom arbetsmiljö, rekrytering och kompetensutveckling. Personallivscykeln© är grundläggande modell för uträkningar tillsammans med HR-ekonomiska schabloner.
https://nyckeltal.se/utbildningar-webinars/hr-ekonomi/
5. Sammanfattning:
Ett viktigt verktyg i produktivitetsanalysen är personalvinstmarginalen, som enligt den ekonomiska modellen Du Pont visar hur mycket avkastning företaget får för varje utbetald personalkostnadskrona. Genom att mäta denna avkastning kan arbetsgivaren bedöma om den nuvarande nivån på personalkostnader är hållbar eller om det finns utrymme för förbättring.
En annan central fråga som analysen besvarar är om företaget har ett optimalt antal anställda. Genom att räkna ut och illustrera den optimala personalstyrkan i förhållande till produktivitet och kostnader, kan arbetsgivaren få svar på om den nuvarande bemanningen är tillräcklig eller om det finns överflödiga resurser som kan omfördelas för att maximera effektiviteten. Denna information presenteras i diagram som ger en överskådlig och konkret bild av organisationens personalstruktur.
Sammanfattningsvis ger en HR-ekonomisk produktivitetsanalys en klar och kvantitativ bild av hur personalresurser används och om det finns potential för att öka avkastningen på arbetskraften. Det är ett värdefullt verktyg för att fatta informerade beslut kring personalstrategi och för att optimera både kostnader och produktivitet på lång sikt.