För de allra flesta arbetsgivare är personalomsättning ett viktigt nyckeltal som de följer och analyserar. Men hur mäter man personalomsättning? Och mäter alla på samma sätt? ”Smaka på ordet”, som en av våra analytiker Anders Johrén ofta säger. Vad står personalomsättning egentligen för?
Svenska Akademiens Ordbok kommenterar begreppet omsättning som ”..förändring av en kollektiv enhets sammansättning genom avgång av gamla och tillkomst av nya element..”
Hur mäter man personalomsättning?
Vad är personalomsättning?
Personalomsättning är ett av de vanligaste icke-finansiella nyckeltalen som arbetsgivare följer för att mäta personalförändringar. Nyckeltalet visar hur många anställda som slutar och börjar under en viss tidsperiod.
Vad är definitionen av personalomsättning?
Nyckeltalsinstitutets definierar personalomsättning som det lägsta av antalet som börjar och slutar, i relation till totalt antal anställda.
Nyckeltalet personalomsättning berättar en historia om personalförändringar, där vi skiljer på ren omsättning från expansion eller avveckling. Nyckeltalsinstitutets definition bygger på att illustrera hur många medarbetare som omsätts under året. Det handlar om att illustrera hur många medarbetare som ersatts under året och hur många som har rekryterats på grund av att verksamheten expanderar. Eller tvärtom, hur många av de medarbetare som slutar utan att ersättas, eftersom verksamheten minskar.
Utmaningar med att mäta personalomsättning?
Det kan ibland finnas problem med hur vi ska beräkna personalomsättningen. Om en person slutar i december och ersättaren börjar i januari nästa år, utgör de två personerna tillsammans det fenomen vi vill mäta, men de hamnar i olika mätperioder. Men om vi känner till verkligheten kring detta så kan vi kommentera eventuella avvikelser i vår analys. Det finns också fall där någon slutar utan att ersättas och fall där en nyanställd inte ersätter någon som har slutat.
För att inte fastna är det viktigt att komma ihåg att ett nyckeltal är en förenkling av verkligheten. Nyckeltalsinstitutets tumregel är att när vi tar fram ett nyckeltal får det inte vara för kostsamt eller komplicerat – vi använder nyckeltal för att snabbt, resurseffektivt och enkelt ska kunna se vad som händer eller har hänt i verksamheten.
De allra flesta verksamheter har dataunderlag för hur många som har slutat respektive börjat sin anställning under året. Då behöver vi endast veta hur många som har varit anställda under året. Förutsatt att vi är överens om definitionen av att vara anställda, behöver vi bestämma en mätpunkt eller beräkna ett genomsnitt. Till exempel ett genomsnitt av antal anställda vid början på året och vid slutet av året.
Personalomsättning vid avveckling
Ibland slutar fler personer än vad som rekryteras under mätperioden. När andelen rekryteringar är lägre än andelen som slutar, indikerar det på neddragningar i personalstyrkan. Vi antar enklast att de som börjat ersätter de som slutat, även om det inte alltid är fallet. Det som inte ersätts räknas som personalavveckling.
Personalomsättning vid expansion
Ibland börjar fler personer än vad som slutar under mätperioden. När antalet nyrekryteringar överstiger avgångarna, indikerar personalomsättningen en expansion och personalstyrkan har ökar. Då är nyrekryteringarna både ersättningsrekrytering och expansionsrekrytering.
Varför är personalomsättning intressant?
Jo, personalomsättning bör vara ”lagom” hög. Personalomsättningen kan betraktas som för hög och detta skapar direkt konsekvenser i form av onödiga kostnader för rekrytering, introduktion och handledning och tappad produktion/försäljning. En ekonomisk mardröm skulle väl vara om ingen av de nya, som anställts för att ersätta medarbetare som sagt upp sig, stannar längre än 6 månader!?
Personalomsättning kan vara en indikation på upplevelsen av att jobba på en viss arbetsplats. Där medarbetarna går till arbetet med lätta steg varje dag, ser många egna utvecklingsmöjligheter och dagligen får uppmuntran från chefer/kollegor/kunder är det väl osannolikt att personalomsättningen skulle vara högre än på en arbetsplats som utmärks av motsatsen. I vissa verksamheter använder man låg personalomsättning till och med som kvalitetsindikator, till exempel inom skola.
Men personalomsättningstalet kan också bedömas vara för låg. Att omsätta personal skapar en konkret möjlighet att få in ny kompetens, nya perspektiv och nya frågeställningar i verksamheten. Det gäller speciellt om ekonomiska utrymmet är begränsat.
Hur vet man vad som är en bra personalomsättning?
Det tråkiga svaret är: det beror på! Det handlar delvis om att utgå från verksamhetens specifika förutsättningar för att avgöra vad som är en rimlig nivå. Det handlar också om att jämföra utvecklingen internt över tid och kunna jämföra mot andra arbetsgivare i samma bransch. Det finns till exempel på branscher där en hög personalomsättning är mer accepterat, medan andra branscher har mer stabila och lägre nivåer.
För att kunna jämföra personalomsättningstal och dra slutsatser om vad som är en hög eller låg personalomsättning måste vi vara säkra på att vi mäter samma sak. Därför har Nyckeltalsinstitutet sedan 1996 arbetat med att standardisera definitionen av personalomsättning och utbildar i ämnet.
Vill du lära dig mer om hur man mäter personalomsättning?
För att stärka din förståelse av HR-ekonomiska nyckeltal och deras tillämpning rekommenderar vi våra kurser inom HR-nyckeltal och HR-ekonomi.
People Analytics – i praktiken – Nyckeltalsinstitutet
På People Analytics – i praktiken får du lära dig hur du konkret går tillväga för att maximera värdet av din HR-data, genom att konstruera nyckeltal och koppla dessa till verksamhetsmålen.
- Hur vet vi vilka nyckeltal som är viktigast att följa?
- Hur omvandlar vi siffror till insikter?
- Vad är skillnaden mellan strukturnyckeltal, reaktionsnyckeltal och aktivitetsnyckeltal – och hur hänger de ihop?
- Hur kan vi använda nyckeltal för att skapa gehör för viktiga frågor?
HR-ekonomi – Nyckeltalsinstitutet
På HR-ekonomi stärks din kunskap för att självständigt kunna bygga en ekonomisk argumentation kopplat till alla typer av HR-frågor, såsom arbetsmiljö, rekrytering och kompetensutveckling. Du lär dig sätta konkreta prislappar på mjuka värden. Utbildningen går igenom schabloner som finns inom HR-ekonomi för att beräkna kostnader för exempelvis personalomsättning och sjukfrånvaro.
- Ekonomiska förhållningssätt kopplat till personalfrågor med Personallivscykeln
- Personalekonomiska schabloner
- Kritiska värden och alternativkostnad