Hur bedömer du HR-nyckeltal? HR-nyckeltal fungerar som viktiga verktyg för att effektivt styra och bedöma en organisations viktigaste resurs – medarbetarna. Genom att analysera HR-nyckeltal får du en djupare förståelse för organisationens personalresurser och kan fatta mer välgrundade beslut.
Tips och strategier för att bedöma HR-nyckeltal
I den här guiden delar vi med oss av användbara tips och strategier för hur du bedömer HR-nyckeltal och därmed förbättrar personalhanteringen.
Vad är HR-nyckeltal?
HR-nyckeltal är mätvärden som hjälper dig att analysera, bedöma och styra en organisations personalresurs. Dessa nyckeltal bygger på data från olika system, såsom ekonomi-, löne- och HR-system, samt från andra källor som medarbetarundersökningar. Genom att använda HR-nyckeltal får du en övergripande bild av organisationens personalresurser och kan jämföra dessa med andra organisationer, både inom samma bransch och svenskt arbetsliv.
Vanliga HR-nyckeltal och deras betydelse:
Hur bedömer du personalomsättning?
Ett vanligt HR-nyckeltal är personalomsättning, vilket innebär att en anställd slutar och ersätts av en ny medarbetare. Denna process skapar kostnader för rekrytering, onboarding och eventuellt produktionsbortfall under inskolningstiden. Vi definierar personalomsättning som ”det lägsta antalet anställda som börjar och slutar i förhållande till genomsnittligt antal anställda”. Definitionen betonar att personalomsättning handlar om att byta ut personal.
Sjukfrånvaro
Att mäta sjukfrånvaro är ett av de mest använda HR-nyckeltalen för att bedöma produktivitet och medarbetarnas välmående. Vanligtvis mäts sjukfrånvaro i procent, antingen baserat på tillgänglig eller schemalagd tid på individnivå, eller som procent av arbetad tid på organisationsnivå. Detta hjälper dig att bedöma den produktivitetsförlust som orsakas av sjukdom. På organisationsnivå är sjukfrånvaro i procent av arbetad tid ett bättre mått på produktivitetspåverkan på grund av sjukfrånvaro än vad sjukfrånvaro i procent av tillgänglig tid är.
För att ge en bättre bild rekommenderar vi att du delar upp sjukfrånvaro på kort- och långtidssjukfrånvaro eftersom dessa ger olika konsekvenser för verksamheten. Till exempel motsvarar korttidssjukfrånvaron de två första veckorna där arbetsgivaren står för en stor del av lönekostnaden.
Hur bedömer du HR-nyckeltal om strukturer?
Strukturnyckeltal ger en översikt över de anställdas sammansättning och kompetens. Detta kan handla om faktorer som ålder, kön, kompetensnivå eller branscherfarenhet. Det kan också handla om organisationsnyckeltal som chefstäthet, anställningsformer och chefsstrukturer.
Vad visar aktivitetsnyckeltal?
Aktivitetsnyckeltal mäter de insatser som organisationen gör för att utveckla och stödja sina medarbetare. Exempelvis kan ett aktivitetsnyckeltal vara tid för kompetensutveckling, rekryteringsinsatser och investeringar i arbetsmiljö och hälsa. Dessa nyckeltal reflekterar organisationens satsningar för att stärka sina medarbetare och visar på organisationens vilja att investera i olika områden.
Andra reaktionsnyckeltal
Reaktionsnyckeltal som personalomsättning och sjukfrånvaro mäter effekten av specifika förhållanden eller förändringar inom organisationen. Vad visar dessa HR-nyckeltal? De reflekterar resultaten av interna processer eller externa faktorer och ger insikter om organisatoriska problem eller möjligheter.
Till skillnad från aktivitetsnyckeltal har arbetsgivaren svårt att bestämma nivåerna på reaktionsnyckeltalen. Det är dock möjligt att påverka nivåerna med både strukturförändringar och aktiviteter. På så sätt blir dessa nivåer blir en effekt av organisationens satsningar.
Hur du bedömer HR-nyckeltal för att förbättra personalhanteringen?
För att styra din organisations personalresurser kan du använda HR-nyckeltal på följande sätt:
Jämförelse över tid
Följ HR-nyckeltal över tid för att upptäcka trender. Om ett nyckeltal förbättras, kan det indikera positiva förändringar, medan en försämring kan indikera potentiella problem eller utmaningar som kräver åtgärder. Därför ger en tidsbaserad jämförelse viktiga insikter om utvecklingen.
Jämförelse med bransch och konkurrenter
För att få en rättvis bedömning av en organisations nuläge bör nyckeltalen jämföras med branschens nivåer eller konkurrenter. Denna jämförelse ger en referenspunkt och hjälper till att identifiera om organisationen avviker från andra inom samma område. Vidare kan en sådan jämförelse belysa styrkor och svagheter jämfört med branschstandarder.
Mobilisera resurser där potentialen är störst
Det finns en mängd olika HR-nyckeltal, och det är svårt att förbättra alla på en gång. Därför, genom att jämföra nyckeltalen över tid och med andra arbetsgivare, kan du prioritera de områden där din organisation har störst möjlighet att påverka i positiv riktning. På detta sätt kan du säkerställa att resurserna fokuseras på de mest kritiska områdena.
Exempel
Exempel 1: Organisation A vs Organisation B
Låt oss säga att organisation A har lägre personalomsättning, lägre sjukfrånvaro och större satsningar på kompetensutveckling än organisation B. Detta skulle kunna tyda på att organisation A är bättre på att utveckla och behålla sina medarbetare. I kontrast kan organisation B ha svårt att behålla medarbetare, vilket kan indikera bristande arbetsmiljö eller otillräckliga utvecklingsmöjligheter.
Exempel 2: Branschjämförelse
Om du vill investera i en viss bransch, kan du bedöma HR-nyckeltal för att få en uppfattning om ett företagens förmåga att utveckla och motivera medarbetare. Genom att noggrant analysera HR-nyckeltal som till exempel personalomsättning, sjukfrånvaro, åldersstruktur, tid för kompetensutveckling, eller omfattning av internrekrytering, kan du sedan identifiera de företag som bäst motiverar sina medarbetare. Därmed får du en mer tydlig bild av vilka företag som prioriterar sina anställda och därmed har större chans att behålla kompetens på lång sikt.
Sammanfattning
Att förstå HR-nyckeltal är en kritisk del för att styra och bedöma en organisations personalresurser. Genom att effektivt använda HR-nyckeltal som personalomsättning, sjukfrånvaro, kompetensutveckling och chefsstruktur får du en bättre insikt i hur organisationen hanterar sina medarbetare. Dessutom hjälper jämförelser över tid med branschkollegor dig att identifiera styrkor och områden som behöver förbättras, vilket i sin tur ger dig ett värdefullt verktyg för att fatta informerade beslut och styra organisationen framåt.
För att göra detta effektivt är det också viktigt att vara uppmärksam på trender och förändringar samt ta hänsyn till konkurrens och förhållanden på arbetsmarknaden. Med hjälp av dessa strategier och användbar information kan du därmed bedöma och effektivt styra personalresurserna på ett mer välgrundat sätt.