Definitionen av Personalomsättning fyller 35 år!

I år firar vi 35-årsjubileet av definitionen av nyckeltalet personalomsättning som idag används och rekommenderas av Nyckeltalsinstitutet. Anders Johrén, medgrundare av Nyckeltalsinstitutet och en av dem som tog fram definitionen, berättar om tre decennier av utveckling, lärande och förändring. 

Tre decenier av personalomsättning

Resan började i slutet av 1980-talet i en tid då arbetsmarknaden var het, med en arbetslöshet på under 2 procent[1], en nivå som med senare tiders verklighet kan låta som en utopi.  Men så var det, med en sysselsättningsgrad (andelen sysselsatta 20-64 år) på över 86 procent jämfört med senare tiders kring 80 procent. 

Arbetsmarknadsläget då innebar att många branscher och företag skrek efter arbetskraft. Många personer, både med och utan längre utbildningar hade lätt att ställa olika arbetsplatser och erbjudanden mot varandra. Företag och organisationer försökte på olika sätt att skapa erbjudanden för att om möjlighet kunna fylla de luckor som uppstod när fler och fler sökte sig till andra arbetsgivare. 

I ett sådant läge blev personalomsättning det HR-nyckeltal som alla fokuserade på och också försökte jämföra med varandra. Men på en turbulent arbetsmarknad, innebärande en mycket hög rörlighet, var det också turbulens kring hur personalomsättning egentligen skulle definieras. var det antal personer som slutade? Eller antal som började? Gällde det även personer som bytte tjänst internt? Räknades bara tillsvidareanställda? Eftersom stora delar av personalbehovet täcktes av korttidsanställda kanske även visstids- och timanställningar skulle räknas med? Nästan alla räknade på personalomsättning, men det räknades på många olika sätt.

Det här var några år innan Nyckeltalsinstitutet startade, men undertecknad med flera arbetade redan då med nyckeltal som på olika sätt skulle spegla organisationens verklighet.  

[1] Den svenska arbetsmarknaden under tre decennier. Jan Edling 2017.

Den 21 september 1990

Vid ett utvecklingsmöte hösten 1990, den 21 september för att vara exakt, lyftes frågan om vi inte kunde hitta ett enhetligt sätt att mäta personalomsättning. Vi ställde oss frågan vad vi menar med personalomsättning. Kan vi hitta någon synonym? Kan vi översätta det vi menar med personalomsättning till ett nyckeltal?

Vi kom snabbt överens om att personalomsättning borde betyda, i alla fall enligt vår sätt att tolka språket, ”hur många, eller hur stor andel, av personalen som byts ut”. Att omsätta personal borde betyda att en person som slutar ersätts, eller omsätts, av någon annan. 

Med definitionen av personalomsättning i ord var det sedan ett kort steg till att översätta orden till ett nyckeltal. En personalomsättning inbär både att en person slutar och att en börjar. det betyder att en person som slutar, men som inte ersätts inte är en personalomsättning. Däremot är det en avveckling eller en krympning av verksamheten. På motsvarande sätt betyder en person som anställs, men som inte ersätter en som har slutat, inte en personalomsättning utan en expansion.

Från ord till nyckeltal

Med ovan tolkning av personalomsättning som utgångspunkt blev nyckeltalet enkelt att beräkna. 

Definitionen av personalomsättning är det lägsta av antalet som börjar och slutar. Om vi vill ha ett procenttal dividerar vi antalet med genomsnittligt antal anställda under perioden. Vi exkluderar visstidsanställda eftersom poängen med visstidsanställda är att den ska arbeta under en begränsad tidsperiod. Vi skiljer också på intern personalomsättning, som inkluderar personer som bytt befattning inom organisationen, och extern personalomsättning som enbart räknar personer som rör sig in och ut från hela organisationen. Det är den sistnämnda definitionen, extern personalomsättning som är definierat som det lägsta antalet som börjar och slutar, som Nyckeltalsinstitutet använder och rekommenderar när vi talar om personalomsättning. 

I en verksamhet som över tid har ungefär lika många anställda, där avgångar och rekryteringar matchar varandra, räcker nyckeltalet personalomsättning för att beskriva rörligheten i organisationen. Men en verksamhet där antalet anställda varierar över tid behöver, för att få en helhetsbild av personalrörligheten, komplettera med nyckeltal som visar på expansion, om antalet anställda ökar, eller minskning av antal anställda. 

Utveckling, lärande och förändring

Hur har då utvecklingen av personalomsättningsnyckeltalet sett ut i Sverige sedan vi introducerade definitionen 1990? Som vi antydde i inledningen var personalomsättningen extremt hög i slutet av 1980-talet och den följer, givetvis med variationer mellan olika branscher och yrkesgrupper, arbetsmarknadsläget i stort. I tider med svagare konjunkturer får personalomsättningen ned, när det blir ”bättre tider” går personalomsättningen upp. Under många år har personalomsättningen kretsat kring 8-10 procent. Pandemiåren gav en sänkning, förutom i de branschen som stängde ned, för att vi 2022 fick en ”efterpandemieffekt” med nivåer uppemot 12 procent. År 2024 var personalomsättningen tillbaka på de dryga 8 procent som har varit en normalnivå under de senaste 35 åren. 

Framtiden

Vad tror vi om framtiden? Det mesta talar för att personalomsättningen kommer att fortsätta följa arbetsmarknadsläget, men att det kanske än mer än tidigare kommer att vara olika arbetsmarknadslägen för olika kompetenser. Det är inte ovanligt, och kommer förmodligen att bli vanligare, att det i en och samma organisation är helt olika nivåer på personalomsättningen beroende på vilka yrkesgrupper, eller kompetenser, vi talar om. I bristyrken, eller bland bristkompetenser, kommer personalomsättningen även fortsättningsvis vara högre, ibland mycket högre, än i de yrkesgrupper där det finns en större tillgång på personal. Det är nationalekonomisk grundteori: utbud och efterfrågan, i det här fallet av personal och kompetens, påverkar inte bara priset, eller lönenivån, utan även personalomsättningen. 

Anders Johrén, analytiker, utredare och partner, Nyckeltalsinstitutet/Heartpace HR

Vill du lära dig mer och kunna räkna på kostnader kopplade till personalomsättning?

Nyckeltalsinstitutets utbildning i HR-ekonomi stärker du din kunskap för att självständigt kunna bygga en ekonomisk argumentation kopplat till alla typer av HR-frågor, såsom arbetsmiljö, rekrytering och kompetensutveckling. Du lär dig sätta konkreta prislappar på mjuka värden. Utbildningen går igenom olika schabloner inom HR-ekonomi för att beräkna kostnader för exempelvis personalomsättning och sjukfrånvaro.

Läs mer om utbildningen här.