Kostnader för personalomsättning – vilket konto ska jag boka det på?

I den här bloggen tänkte jag reflektera om en av de viktiga frågorna i svenskt arbetsliv just nu: hur ska vi se till att människor inte vill sluta på våra arbetsplatser och hur ska vi kunna bli attraktiva arbetsplatser? Högkonjunkturen har satt dessa frågor högt upp på agendan. För att gräva lite i den frågan tänkte jag börja med att tala om bokföringens historia och roll för att kunna ge ett förslag på hur vi ska kunna synliggöra kostnaderna och i och med det investeringsutrymmet för att personal slutar. 

Bokföringens historia är lång och historiker menar att den börjar när munken och matematikern Luca Pacioli år 1494 publicerade kapitlet Particularis de Computis et Scripturis (en avhandling om bokföring) i en av de första böckerna om matematik. I kapitlet redogör Pacioli för hur italienska handelshus samlade ihop händelser och transaktioner i dagböcker och hur dessa transaktioner sorterades i debet och kredit. Med dessa dagböcker kunde handelshusen få en uppfattning om hur affärerna gick och hur stora tillgångar och skulder som handelshuset hade. Dessa dagböcker var dessutom en hjälp för att komma ihåg tidigare transaktioner och med tanke på att ex. en klädhandlare kunde ligga ute med pengar i 7-8 månader medan tyget fraktades mellan produktionen till färgningen till kunden. Under de följande seklerna utvecklades bokföring till att bli ett beslutsunderlag och underlag för att hålla ledning och anställda ansvariga för de resurser som ägarna investerat. Men i grunden är bokföring samma slags organisering av kvitton och andra bevis för att uppnå en bild av ställning (balansräkningen) och förändring (resultaträkningen).

Bokföringens skelett är kontoplanen. I kontoplanen bestäms på vilka konton olika händelser ska bokföras. Detta betyder i praktiken att olika utgifter sorteras på olika konton (ex. kontot för lön till företagsledare, kontot för personalrepresentation, kontot för mobiltelefon). På så sätt kan vi säga att kontoplanen hjälper oss att klassificera händelser som vi tycker är viktiga att hålla koll på. Under årens lopp har kontoplanerna förändrats och de flesta organisationer börjar med en standardkontoplan [1] och lägger till och drar ifrån konton för att passa just deras verksamhet. Detta är förstås inget problem (ur någon laglig eller praktisk synvinkel) eftersom alla händelser måste tas upp. Konsekvensen av detta är att bokföringen i sig är viktig för att kunna lära sig, fatta beslut eller hålla människor ansvariga.

Vilka konton finns då – som standard – för personalutgifter? De flesta konton har med löner och andra ersättningar att göra, men det finns också konton för skatt, representation, utbildning, sjuk- och hälsovård och pension. Men var någonstans finns kostnader för personalomsättning? I en av de standarder som finns SRF ser det ut på följande sätt:

Kontot 7691 (som är direkt före 7692 Begravningshjälpskontot…) kan vi sortera in de utgifter som har med personalrekrytering att göra. Det betyder sannolikt att här bokförs annonser och de utgifter organisationen har för extern hjälp (såsom tester, search, rekryteringsfirmor). Gott så, men är detta de enda kostnader vi har för att vi rekryterar nya medarbetare? Eller finns det andra utgifter som borde bokföras här?

Låt oss anta att vi skapar ett nytt konto 7694 Personalomsättning och ställer oss frågan hur stor del av våra utgifter som vi ska sortera in i det kontot. En organisation kanske menar att det är rimligt att bokföra all introduktionsutbildning under det kontot (istället för under kontot 7610 Utbildning) för att kunna få en bild av vad en nyrekrytering kostar. En annan organisation menar möjligtvis att lönekostnader och lönebikostnader ska bokföras här för de nyrekryterade. Kanske detta gäller under det första halvåret eftersom det tar 6 månader innan en anställd kan sköta sitt arbete. Kanske även delar av löner för handledare ska bokföras på konto 7694? Och kanske också en del av kostnader för kasserade produkter?  Hur är det med HR:s löner? Hur stor del av dessa ska bokföras på 7694? Hur många timmar ägnar vi åt avslutningssamtal? Hur ska detta komma in på kontot? Poängen är– rent tekniskt – att minskar vi på kontot för personalkostnader så ska det öka med motsvarande del på kontot för personalomsättningskostnader. Det skulle alltså kunna se ut så här i tre verksamheter:

  A B C
Intäkter 100 100 100
Övriga kostnader 20 20 20
Lönekostnader 70 60 30
Personalomsättningskostnader 10 40
Resultat 10 10 10

Verksamhet A har ingen koll på sina personalomsättningskostnader. Verksamhet B har personalkostnader som är ca 15% av alla personalkostnader och verksamhet C har stor förbättringspotential (eller problem…) eftersom över 50% av personalkostnaderna används för att skola in och hantera personalomsättning. Här kan vi kanske till och med börja räkna på hur mycket vi kan satsa för att göra lönsamma investeringar på personalfronten.

Så vad är svaret på frågan i rubriken? Det enkla svaret är: NÅGONSTANS eller VAR SOM HELST. Vi kan lägga till ett konto dit vi allokerar de resurser vi bedömer att vi förbrukar när v i måste rekrytera någon ny när någon slutar. Med denna information kan vi nu börja prata om ”elefanten i rummet” – vad kostar det att skaffa ”nytt blod” till verksamheten. Kanske är det värt det eller kanske inte. Men gör vi som verksamhet A (och som alla verksamheter jag känner till!) så kan vi inte föra begåvade samtal om denna fråga.   

En av de centrala frågor som en ekonom ställer sig inför ett beslut är: Är det värt det? För att kunna besvara denna fråga behöver vi information om vad nyttan är med insatserna (i detta fall, vilka onyttor – alltså kostnader) kan vi undvika. Mitt råd till er är att tala med ekonomerna om bokföringens möjligheter – en femhundraårig teknik som fortfarande används har något att säga oss…

Bino Catasús,

Professor i redovisning och revision, Stockholms Universitet samt sakkunnig hos Nyckeltalsinstituet.