En rapport från en konferens i Sydney 2108

I förra veckan var jag på konferens i Australien. En löjligt lång resa men som gav inspiration och kunskap. Vi tillbringade två heldagar på konferensen och det presenterades forskning om IFRS (en global standard om rapportering), om värdering av konst (vad är det som sker när en tavla värderas), om känslornas roll i risk management (hur (miss)lyckas företag med att implementera ett system för att hantera risker) etc. En av undersökningarna handlade om ”dialektredovisning” som är en typ av redovisning som sker utanför de vanliga systemen; det är det projektet jag skulle vilja berätta om i veckans blogg:

Ett av de dilemman som företag och organisationer kämpar med är att balansera stabilitet och flexibilitet.

Stabilitet behövs för att organisationen ska kunna leverera produkter och tjänster med kvalitet på ett effektivt sätt. Flexibilitet behövs för att kunna hantera olika behov av kvalitet och att vara lyhörd för krav och möjligheter för förändringar.

När företagen och organisationerna satsar stora resurser på ERP-system och andra affärssystem så har forskningen visat att en hel del aktiviteter sker utanför systemen. Det har oftast förklarats med att det är fel på systemen eller till och med som en protest mot huvudkontoret.

Detta projekt – som byggde på en studie av två fastighetsbolag – visade att det snarare var de längst ute i verksamheten som behövde sin egen ”dialektredovisning”. De var alltså helt lojala med systemen, men för att de skulle få den rätta balansen mellan stabilitet (affärssystem) och flexibilitet och improvisation så behövdes ett extra system. Dialektredovisningen var ofta i excel eftersom den gjorde att affärsenheterna kunde simulera möjliga småförändringar, hantera avtalsförändringar, hantera vad som händer i försäljningsorganisationen osv. och trots detta rapportera i de stora centrala systemen.

Dialektredovisning är alltså de lokala (ibland till och med individuella) redovisningspraktiker som finns i organisationer. Forskarnas slutsats är alltså att dessa inte ska ses som ett hot mot ”det stora systemet” utan som en möjlighet för det stora systemet att överleva.

Det jag speciellt tog med mig från denna studie var att lokalt i organisationen har man andra behov av att ha ordning på vad som händer. Dialektredovisning är ett sätt att försöka göra ”kartan” över organisationen mer detaljerad” Vidare – och kanske framförallt – behovet av att kunna simulera och fantisera om framtiden på ett sätt som inte är transparent för de som ska utvärdera organisationen. Det betyder att dialektredovisning – alltså de lokala excel-filerna, anteckningarna i dokument och noteringarna på post-it lappar – är något som individer och grupper av individer gör för att kunna föreställa sig en framtid. Slutsatsen av detta är att huvudkontorets behov av stabilitet är rimlig och att stora system kan hjälpa till att skapa stabilitet. Men för att stabiliteten ska kunna behållas behövs dialektredovisning. Precis som svenska – vad skulle svenskan vara utan sina dialekter?

Professor Bino Catasús, Stockholms Universitet och expert hos Nyckeltalsinstitutet.